Modélisez vos missions, automatisez leur mise en place, budgets, charges et honoraires associés. Générez les lettres de mission par fusion documentaire sous Word™ ou Open Office™.

MISSIONS DÉTAILLÉES modélisables >

• Modélisez vos missions, avec leurs prestations, charges et obligations associées, leurs caractéristiques opérationnelles, …

• Affectez les en quelques clics :
  • à partir des modèles types,
  • ou par reproduction d’un client similaire,
  • ou par l’assistant de création ou de reconduction des missions,
  • ou par une saisie directe du détail de son contenu.
• Personnalisez au niveau du client, les prestations associées, leurs tarifs et les collaborateurs en charge des travaux.
• Générez la ou les lettres de mission, par fusion dans un document Word™ ou Open Office™ automatiquement archivé, jusqu’à conclusion des accords avec le client.

BUDGETS >

• Affectez les budgets en quelques clics :
• par l’assistant depuis la définition des missions,
• ou par reproduction d’un client similaire,
• ou par l’assistant de création ou de reconduction des missions,
• ou par une saisie directe du détail de ces budgets.
• Ajustez la charge prévisionnelle au niveau du client, pour chaque prestation associée – quantité, échéancier des travaux à réaliser – valorisée en coût de revient et en prix de facturation théorique.
• Consultez ou imprimez ces budgets. dans le détail, ou regroupés par mois ou par collaborateur.

CHARGES et OBLIGATIONS >

• Définissez les charges et obligations en quelques clics :
  • par l’assistant depuis la définition des missions et des budgets,
  • ou par l’assistant depuis la modélisation des plans de charges, ou depuis la modélisation des obligations associées,
  • ou par reproduction d’un client similaire,
  • ou par l’assistant de création ou de reconduction des missions,
  • ou par une saisie directe du détail de ces charges et obligations.
• Ajustez les charges opérationnelles au niveau du client – périodes de réalisation, échéancier des éventuelles obligations associées, sur lesquelles vous pouvez programmer des alarmes.
• Planifiez directement ces charges sur le planning graphique, ou via l’assistant automatique – voir « suivi des charges et obligations ».
• Consultez ou imprimez ces charges dans le détail, ou regroupées par collaborateur.

HONORAIRES (PLAN DE FACTURATION) >

• Définissez les honoraires en quelques clics :
  • par l’assistant depuis la définition des missions et des budgets,
  • ou par reproduction d’un client similaire,
  • ou par l’assistant de création et de reconduction des missions,
  • ou par une saisie directe du détail des lignes de facturation.
• Ajustez les lignes de facturation au niveau du client, avec pour chacune :
  • un mode de facturation provisionnel, forfaitaire ou au réalisé,
  • un échéancier de facturation associé à un échéancier de règlements ou d’acomptes provisionnels.
• Bénéficiez d’une grande souplesse de facturation, avec la possibilité :
  • de mixer des modes de facturation et des échéanciers de règlement distincts sur une même échéance de facturation,
  • d’ajuster les échéanciers de règlements en fonction de la trésorerie du client,
  • d’associer des frais automatiques à certaines lignes facturées,
  • d’inclure les frais et débours potentiels à refacturer au client. Alimentés par la saisie des temps ou des frais, ils seront automatiquement proposés à la pré facturation.
  • d’associer des commentaires automatiques et illimités aux lignes facturées. Enrichis à l’aide de mots clés du type « [nième] acompte provisionnel au titre de l’[exercice] », pour des notes d’honoraires plus littéraires et explicites.
• Automatisez au mieux la facturation de vos clients, en limitant les risques d’oubli, tout en respectant au plus près leurs contraintes et leurs desideratas.

GESTION PAR EXERCICE >

• Toutes les missions sont historiées par millésime (exercice comptable du client ou autre).
• Affectez un exercice en cours, et un par défaut, qui sera pré positionné sur toutes les opérations relatives à ce client (suivi missions, archivage GED, …).
• Marquez les exercices clos, qui restent alors consultables, mais sur lesquels on ne peut plus saisir de temps ni facturer.
• Reconduisez en un clic les missions, budgets, charges et plans de facturation d’un ensemble de clients, d’un exercice sur un autre.

Accédez instantanément aux travaux à faire et en cours, contrôlez leur avancement, soyez alerté des échéances proches, et acquittez les obligations associées.

AFFECTATION GRAPHIQUE et automatisée des charges >

• Planifiez graphiquement les charges de la mission, par simple « glisser déposer » sur le planning des collaborateurs,
• Bénéficiez d’un assistant automatisé pour cette planification, intégrant horaires contractuels et agendas des collaborateurs.

ALERTES sur les obligations >

• Associez des alertes programmables aux obligations

INTERACTIONS avec les temps >

• Associez automatiquement les temps saisis aux charges de la mission,
• Générez automatiquement les temps passés depuis le planning des charges,
• Pointez les obligations réalisées depuis le planning des charges comme depuis la saisie des temps

FICHES TRAVAUX >

• Interrogations et vues multicritères détaillées
• Tableaux de bord interactifs : charges / obligations sur critères, avec pointage de l’avancement directement à l’écran.

Contrôlez en temps réel les temps passés et leurs anomalies comparativement aux plannings et horaires contractuels des collaborateurs. Mesurez en temps réel les temps passés, avec leur valorisation, sur des sélections multi critères, comparativement aux autres éléments de gestion.

LA SAISIE DES TEMPS toujours accessible >

• Indépendamment du menu DiaClient, la saisie des temps est également toujours accessible :
  • depuis le bureau Windows
  • depuis la barre des tâches Windows
  • en connection distante (solutions T.S.E. et Web*) *disponibilité Web prévue fin 2007
• Interactions automatiques avec les charges et obligations planifiées.

AVANCEMENT et CONTRÔLE des temps saisis >

• Visualisez instantanément, imprimez, le détail des temps du client, valorisés, avec indication des factures et montants facturés.
• Synthétisez l’information instantanément, en regroupement :
  • par mission
  • par prestation
  • par collaborateur
• Rapprochez les temps passés du facturé
• Bénéficiez de vues multicritères détaillées ou résumées : - collaborateurs / semaine - dossiers / missions - collaborateurs / prestation - contrôles multicritères / période - suivi des frais - etc …

Automatisez complètement vos plans de facturation, sans risque d’oubli des temps ou travaux réalisés, en y intégrant tous les frais et débours potentiels.Exécutez simultanément plusieurs pré-facturations par processus rigoureux et contrôlés. Interrogez, visualisez, modifiez, en temps réel les factures produites.

SAISIE & INTERROGATION de factures >

Toutes les factures d’un client sont disponibles, par exercice, avec indication de leurs origines (automatique, manuel, régularisation), et de leurs états (éditée, transférée, réglée) :

• Consultation et réédition à la demande
  • visualiser les factures,
  • modifiez-les (tant qu’elles ne sont ni éditées, ni prises en compte dans un autre processus), ou (ré)imprimez-les à la demande.
• Création de nouvelles pièces en saisie intégrale :
  • sur un exercice, ou à cheval sur plusieurs exercices,
  • avec calcul automatisé du coût des lignes saisies,
  • avec insertion de commentaires illimités,
  • et une ergonomie optimisée.

PRÉ-FACTURATIONS AUTOMATIQUES >

A l’aide de processus multicritères simples à mettre en œuvre, mémorisez vos différentes requêtes de pré-facturation, et rappelez-les à la demande. La pré-facturation vous est présentée ventilée globalement par chapître :

• Zoomez du global au détail des factures, puis zoomez des factures au détail des lignes, puis zoomez de ce détail aux temps passés qui l’alimentent.
• Révisez entièrement votre brouillard de pré-facturation à l’écran :
  • modifiez les montants,
  • (in)validez des lignes, avec abandon ou conservation du reliquat pour la prochaine facturation,
  • saisissez des lignes complémentaires, …
• ou mprimez le brouillard de pré-facturation, pour le (faire) contrôler avant de le reprendre pour lui donner sa forme définitive
• jusqu’à générer les factures, que vous pouvez encore compléter ou modifier manuellement
• (ré)Editez vos factures :
  • à la demande,
  • sur des modèles personnalisables,
  • avec insertion automatique de logos /cabinet ou commentaires préparamétrés.

JOURNAL DES VENTES >

A tout moment, vous pouvez transférer vos ventes en comptabilité, quelle que soit la période en cours :

• Visualisez les factures en attente de transfert avec indication du nombre à éditer et transférer
• Visualisez les factures déjà transférées avec indication du nombre transféré et en attente de règlement. Un double clic sur une période zoome sur la liste des factures concernées vous permettant ainsi de les visualiser, de les modifier (tant que non éditées), ou de les imprimer individuellement ou par lot.
• Visualisez ou imprimez le brouillard des ventes avec ses ventilations comptables, avant d’opérer réellement son transfert en comptabilité.

Visualisez instantanément la synthèse de vos missions, par dossier ou pour l’ensemble du cabinet, avec comparatif des années antérieures et représentation flash. Bénéficiez d’une puissante sphère décisionnelle en synthétisant très rapidement l’intégralité des données de la base.

SYNTHESE CABINET >

Visualisez en temps réel la synthèse de l’activité du cabinet sur une période choisie, avec le comparatif des mêmes éléments sur les deux années antérieures et par rapport aux budgets définis :

• Par mission, ou pour l’ensemble des missions, visualisez instantanément temps passés, coûts de revient, facturé, marges et taux horaires.
• Synthèse d’activité par collaborateur
• Synthèse d’activité par prestation
• Synthèse facturation et en cours.

AVANCEMENT / RENTABILITÉ des dossiers >

• Fiches synthétiques missions avec comparatifs budgets et N-1
• Analyses coûts / facturé

SYNTHÈSES PARAMÉTRABLES et tableaux croisés dynamiques >

• Tableaux de bord personnalisables
• Analyses des données de gestion (temps, coûts de revient, facturé,...)
• avec ruptures au choix sur portefeuilles, dossiers, missions, prestations, exercices, collaborateurs, …
• avec champs de calcul personnalisables,
• sur une période, ou en tableaux croisés mensuels,
• avec exports sous Excel™

INTERROGATIONS ET ANALYSES MULTICRITÈRES personnalisées >

A l’aide de requêtes multicritères simples à mettre en œuvre, mémorisez vos différentes analyses, et rappelez-les à la demande

GENERATEUR D’ETATS >

• Profitez du générateur d’état intégré et libre de droits pour concevoir vos propres états de sortie.

Saisissez vos règlements, rapprochez les échéances, automatisez vos remises en banque, générez vos fichiers interbancaires (ETEBAC) et transférez les mouvements en comptabilité.
Suivez vos en-cours clients, extraits de comptes, balances âgées, … et relancez vos clients directement depuis la gestion interne.

GESTION DES REGLEMENTS >

• Saisie des règlements avec pointage des échéances, lettrage automatique, gestion automatisée du reste dû et lettrage partiel des pièces.
• Remise en banque, avec historique des bordereaux, consultation et (ré)édition à la demande. Gestion des impayés.
• Génération des fichiers interbancaires (LCR, prélèvements, …)

SUIVI EN-COURS CLIENTS >

• Extraits de compte
• Grand Livre clients
• Balances âgées

RELANCES CLIENTS >

• Liste multi critères des clients à relancer
• Modèles standards ou fusion documentaire dans Word™ ou Open Office™, avec textes personnalisables par niveau de relance
• Edition / publipostage / E-mailing

TRANSFERT en comptabilité >

A tout moment, vous pouvez transférer vos remises en banque et vos retours impayés en comptabilité, quelle que soit la période en cours :

• Visualisez les règlements ou impayés en attente de transfert, avec indication du nombre à éditer et transférer
• Visualisez les transferts déjà réalisés. Un clic sur une période zoome sur la liste des remises en banque concernées.
• Visualisez ou imprimez le brouillard des règlements avec ses ventilations comptables, avant d’opérer réellement son transfert en comptabilité.

Accès direct au dossier de productionChaînez directement sur la production et vos applications favorites.
Alimentez le dossier permanent avec les chiffres clés du bilan*.
Alimentez la facturation avec les quantités réalisées (bulletins, écritures).

• Accès direct à la production avec génération et mise à jour automatique des dossiers (liens selon éditeur)
• Imports des quantités à facturer depuis la production (bulletins et écritures)
• Alimentation des chiffres clés (EDI-TDFC ou balances textes)

Dossier permanent complet avec ajout personnalisable de rubriques, champs et onglets, pour une meilleure qualification de votre base client.

BASE CENTRALISÉE >

• Architecture client/serveur sur base de données MySql performante, sécurisée, évolutive et personnalisable.
• Accès Extranet multicabinets.

SÉCURITÉ >

• Sécurité hiérarchisée et facile à mettre en oeuvre. La sécurité distingue les collaborateurs, les accès aux dossiers, les droits fonctionnels, la confidentialité des documents, ainsi que les accès Extranet.

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